Til deg leder: Bruker du tavlemøtene riktig?
NB: Les tavle i videste forstand, visualisering både elektronisk, gjerne via Skype, eller på et klassisk whiteboard. Det vi snakker om er et felles dashboard som er lett tilgjengelig og hyppig oppdatert.
Inspirasjon kom av en artikkel av Linda Lai i DN.no for en tid tilbake: "Når fungerer ledelse best", som omhandlet transformasjonsledelse og transaksjonsledelse.
https://www.bi.no/forskning/business-review/articles/2017/09/nar-ledelse-fungerer-best/
Først begrepene:
-Transformasjonsledelse handler om å inspirere medarbeiderne til å tro på og følge lederens visjon, slik at de jobber for organisasjonens beste, og ikke bare ut fra egeninteresse.
-Transaksjonsledelse bygger derimot på antagelsen om at medarbeidere gjør det de får betalt for, og hverken mer eller mindre.
Og så må vi komme i gang med visuell ledelse i denne bedriften...
Et tiltak som ofte dukker opp i forbindelse med at en bedrift (eller avdeling) ønsker å ta i bruk Lean som ledelsesverktøy eller effektiviseringsverktøy er "visuell ledelse", aka "visuell styring", "tavlestyring", "tavlemøte". Dette er en meget sentral bit i puslespillet som gjør de gode bedriftene virkelig gode. MEN, å bare legge denne biten av puslespillet uten å se hele bildet kan være risikabelt:
Feil bruk av visuell ledelse og tavlemøter kan tvinge selv gode transformasjonsledere over i transaksjonsledelse
Feil bruk av visuell ledelse og tavlemøter kan tvinge selv gode transformasjonsledere over i transaksjonsledelse, ved at man ikke har tenkt godt nok gjennom hva man visualiserer, hvordan og hva man følger opp utenfor "tavlemøtet", hvordan gruppen og lederen agerer i og utenfor tavlemøtet, og i det heletatt: Hvorfor har man tavlemøter.
Her er noen tegn som tyder på at du at du er på vei over i Transaksjonsledelse:
- Tavlemøtene følger opp "personlige" KPI'er til de som er tilstede. Ett eksempel: Hvis du er en leder for flere seksjoner så har du et tavlemøte for ledergruppen der hovedfokuset er på hva hver enkelt seksjon leverer på sine KPI'er. Møtet bør heller samle teamet ditt rundt felles oppgaver og mål, og bryte ned siloer, derfor må du finne KPI'er og statuser som samler.
- Du bruker mye tid i tavlemøtene til å følge opp aksjoner. Ja, du må følge opp aksjoner og få "disiplin" på dette området, men ikke la deg friste til å bruke tavlemøtet til dette. Bruk tavlemøtet til å gi et felles bilde av hvor vi er, hvor vi skal og hvordan kan vi komme oss dit. Samt til å stabilisere arbeidet og ytelsen i prosessene som gruppen har ansvar for: Finne avvik, og bli enige om å løse disse i fellesskap. Fordele og prioritere arbeidsoppgaver i fellesskap.
- Tavlen inneholder mye informasjon, men gjør det ikke enklere å prioritere. Støtter tavlen opp om bedre flyt? Synliggjør den variasjon? Hva med overbelastning? (her kommer vi innom Mura, Muri og Muda)
Rapporterer teamet ditt til tavlen, eller rapporterer tavlen til teamet?
- Rapporterer teamet ditt til tavlen? Dvs det meste av tiden går med til at teamet oppdaterer deg på status og å oppdatere tavlen. Eller rapporterer tavlen til teamet? Dvs det meste av tiden går med til å i fellesskap analysere helhetsbildet på tavlen, og å komme opp med tiltak, beslutninger og prioriteringer.
Kjenner du deg igjen i punktene over, så er det på tide å ta ett steg tilbake fra tavlen og spørre seg:
- Hva er hensikten med tavlen. Hva slags prioriteringer skal den støtte, og hva slags problemer skal den synliggjøre
- Har vi de rette deltagerne i møtet? Er det kun beslutningstagere, har du med deg de som jobber i den prosessen som skal følges opp?
- Er rolle og ansvarsforholdene i gruppen klar for hver enkelt, og skjønner vi hverandres roller og ansvar?
- Hva med strukturen utenfor tavlemøtet, støtter den opp om et godt tavlemøte? Er det prosesser som bidrar med input til riktig tid og kvalitet? Hva med aksjoner, beslutninger og prioriteringer fra møtet, hvor havner de og hvordan sikres det at disse gjennomføres?
Lykke til videre med å skape entusiasme, motivasjon og klarhet i din organisasjon